Analizy objęły takie obszary jak m.in. zarządzanie personelem i funkcjonowanie urzędu, sprawy obywatelskie, wydawanie pozwoleń na budowę, ewidencja działalności gospodarczej, rejestracja spraw stanu cywilnego czy usługi społeczne w zakresie ustawy o działalności pożytku publicznego.
Nasze miasto wypadło za 2020 r. lepiej niż porównywane ośrodki we wskaźniku wydatków administracyjnych na jednego mieszkańca – im ten wskaźnik niższy, tym mniejsze są koszty administracji. Częstochowa uzyskała tu wynik 342,04 zł na mieszkańca, przy średniej w grupie 402,95 zł. Niższe wydatki administracyjne w przeliczeniu na jednego mieszkańca odnotowano tylko w 2 miastach.
Z kolei średnie wynagrodzenie pracowników Urzędu Miasta Częstochowy było na podobnym poziomie, co przeciętna pensja w analizowanej grupy miast.
W obszarze zarządzania kadrami i funkcjonowania urzędu Częstochowa osiągnęła wartości powyżej średniej w grupie badanych miast w zakresie efektywności m.in. rotacji kadrowej, fluktuacji kadr oraz obsługi kadrowej.
Przyjrzano się temu, jak miasta radzą sobie z zadaniami zleconymi z zakresu administracji centralnej – jak sprawy meldunkowe i dotyczące dowodów osobistych. We wskaźniku dotyczącym skuteczności i terminowości wydawania decyzji meldunkowych Częstochowa osiągnęła najwyższą wartość w grupie – 96,37%. Znacznie powyżej średniej miasto było też w obszarze efektywności realizacji obowiązku meldunkowego, czyli obciążenia jednego etatu urzędniczego czynnościami związanymi z meldunkiem. Nieco poniżej średniej znaleźliśmy się w obszarach liczby wydawanych dowodów osobistych na jeden etat oraz efektywności udostępniania danych z rejestrów.
Jeżeli chodzi o zadania związane z rejestracją pojazdów i wydawaniem uprawnień do kierowania pojazdami Częstochowa uzyskała wyniki powyżej średniej dla grupy badanych miast w każdym obszarze (w tym: skuteczność i efektywność czasu przeznaczonego na bezpośrednią obsługę interesantów, efektywność wydawania dowodów rejestracyjnych i pozwoleń czasowych, czas przeznaczony na złożenie i odbiór dokumentów, czas przeznaczony na obsługę interesantów). We wskaźniku wydawania uprawnień do kierowania pojazdami, porównującym wydajność pracowników realizujących to zadanie, Urząd Miasta Częstochowy osiągnął najwyższą wartość w grupie.
Jeżeli chodzi o rejestrację spraw stanu cywilnego Częstochowa osiągnęła wartości wyższe od średniej grupy w obszarach poprawności sporządzanych aktów oraz efektywności odpisów wydanych z aktów stanu cywilnego.
Zadania związane z procesem wydawania pozwoleń na budowę to jeden z obszarów tradycyjnie monitorowanych w ramach benchmarkingu. Częstochowa w zestawieniu za 2020 r. uzyskała tu – w zdecydowanej większości wskaźników – wyniki wyższe niż wartości średnie dla całej grupy miast. Dotyczyły one m.in. skuteczności wydawania decyzji (czyli tego, jak wiele decyzji zostało wydanych w terminie 30 dni od wpłynięcia wniosku po odliczeniu okresów zawieszenia postępowania na uzupełnienie wniosku i uzgodnień z innymi podmiotami), a także poprawności wydawanych decyzji.
W sferze realizacji usług społecznych w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie porównywano dwa wskaźniki: skuteczność realizacji dotacji (pokazujący odsetek wykorzystania środków przez organizacje, z którymi samorząd zawiera umowy) oraz koszty obsługi zadania (relacja kosztów obsługi zadania do wysokości udzielanych dotacji). Oba te wskaźniki w przypadku Częstochowy lokują ją lepiej od średniej grupy miast biorących udział w badaniu. Jeżeli chodzi o skuteczność realizacji dotacji Częstochowa uzyskała wynik 98,1 (przy średniej 93,4%) a w zakresie kosztów obsługi 2,8 (przy średniej 7,1%), co plasuje miasto w ścisłej czołówce.
Podsumowując – Częstochowa w większości z 57 porównywanych wskaźników (32 przypadki) osiągnęła wartości lepsze od średniej grupy miast na prawach powiatu.
Zebrane w badaniu dane mogą być punktem wyjścia dla osób zarządzających tym czy innym procesem (kierownictw wydziałów i jednostek) chcących te procesy usprawnić, a zatem poprawić skuteczność realizowanych zadań (oczywiście biorąc pod uwagę m.in. możliwości organizacyjne, kadrowe czy techniczne urzędu/jednostki).
Benchmarking polega na tym, że procesy bądź praktyki stosowane we własnej organizacji (urzędzie, instytucji) zestawiane są z tymi, które stosują inne organizacje w dziedzinie będącej przedmiotem analizy. Efekt takiego porównania jest punktem wyjścia do ulepszeń i korekt. Analizy benchmarkingowe nie zachęcają do prostego naśladownictwa ,,lepszych” i przeniesienia tych samych rozwiązań do swojej organizacji w stosunku ,,jeden do jednego”. Celem benchmarkingu jest raczej zidentyfikowanie czynników, które przesądzają o tym, że jakiś proces odbywa się efektywnie, a następnie wskazanie podobnych możliwości we własnej organizacji. Nie chodzi więc o imitację, ale uczenie się – twórcze przekładanie najlepszych rozwiązań sprawdzonych u innych na rozwiązania w warunkach swojej organizacji.
Źródło: UM
